Office of Registration & Scheduling Services

学生记录政策的保密性

缅因州南部大学

学生记录政策的保密性

介绍

 在1974年12月31日,美国总统签署成为法律修订家庭教育权利和隐私法案。这种行为是为了保护家长和学生的隐私方面的访问记录,而当他们被指控是不准确的,误导性的或不适当的听证机会挑战记录。这些修订提供了对学生记录的保密性USMS政策的基础。

该法案适用于学生目前就读于USM,以前的学生和校友,但不寻求招生机构申请。
一旦学生达到18或高考招生的年龄在高等教育机构他/她的父母再也不用检查他/她的教育记录自动合法权利。它是USM的政策但是,授予如果学生被认为是依赖税收目的访问教育记录中的亲权。

术语的定义
符合条件的学生
谁满18岁或正在参加中学后教育机构的学生。

教育记录
这些记录,文件,文档和其他含有直接关系到学生的信息,并通过一个机构或由代表该机构的一方保持材料。

教育记录不包括:
1.记录教学监督和行政人员及教育人员谁是附属于当记录都在制造商的独有上方,这些都无法访问或透露给其他任何人,除非替代品。

2.记录,涉及到他们的专业能力和提供服务的机构,其记录是不可用任何其他目的的人员。

3.记录在学生谁是参加一个帖子这是由医生,精神病医生,心理学家创建或维护二级机构,或其他认可的专业或准专业的表演在专业能力和创建,维护,或仅在使用与提供治疗的学生的连接和不可比提供这种治疗的人以外的其他人。这样的记录,但是,可以亲自由学生所选择的医生审核。

包含教育记录USM办事处列举如下:

 记录类型

描述 校园内的位置
学习成绩 永久的学术记录和证明文件(注册商成绩单,入学申请,个人资料) 登记处主任,部门,教师指导
融创 学生目前的财政援助状况或大学的法案。 (例外:学生家长的财务记录) 商务办公

经济资助

放置记录 放置文件夹(学生简历,建议信,学生的教学评价) 就业服务和职业生活
纪律处分的纪录 纪律诉讼,行动或制裁 社区标准办公室
咨询和健康记录   看不到。 3只教育记录不包括:
警方和安全记录   警察局


亲生父母,养父母,或学生的法定监护人。

记录
信息或记录在包括任何介质中的数据,但不限于手写,打印,带,膜,缩微胶片,和缩微。

记录保持
大学不维护包括所有的材料和有关资料给学生任何一个位置的单一教育记录或文件。学生可以在每个办公室写保持访问的教育记录的部分文件的请求。每个请求都必须通过法律,将在45天内回应。

例外访问

以下是唯一的例外,为学生访问:
1.父母的财务记录,不得公布学生。这样的信息被认为是机密
而不是被释放到任何第三方未经当事人的父母特定的权限。
2.获得医疗和健康记录有所不同的处理和学生应事先咨询董事
各有关详细信息,服务的。
3.个人谁不登记为学生并不受FERPA并没有获得他们的录取文件。
4.密函,并放置在学生的教育记录,如果推荐的保密声明:

                 一种。学生已放弃他或她的检查和审查这些信件和声明以书面和
                  大学不需要放弃作为入学或接受服务或从中受益的条件
                  大学;和
                 湾这些信件和声明都与学生的入学,申请就业或收据
                  的荣誉或名誉认可。

目录信息
缅因州南部大学已经指定包含在它的学生为FERPA的目的目录信息的教育记录某些信息。这样的目录信息可以由大学公开共享,除非学生已经采取正式行动,以限制其释放。目录信息包括:姓名,家庭地址,本地地址,电话号码,专业,一流水平,出生,专业,学生活动(包括运动)的运动队成员,先前的机构(S)出席,体重/身高的日期和地点, (S)接受考勤,毕业之日起,注册状态(全职或兼职等),和学位(S)或裁决的日期。希望禁止的目录信息的发布学生必须向注册办公室的书面通知。在这样的书面通知未申请的情况下,大学假定学生不反对的目录信息的发布。

获取信息来自校外
除非学生公开防止通过事先书面通知与注册办公室提交的公众可通过合适的教育记录保管人收到学生的目录信息。公众可接收来自学生的教育记录是不是只能由适当的教育记录保管人,只有由学生笔试和过时的要求的基础上的目录信息的一部分信息。

获取信息从大学内
访问学生教育记录被限制为必须进行正式的大学业务记录的部分。大学教师,顾问,顾问,安置人员,院长,系主任,董事和其他行政官员负责学术事业的某些部分或它的配套之一:从这样的教育记录中的信息只能与适当的大学官员,如共享活动;官方认可的组织,公立大学委员会成员的行政和教职员工的赞助商;和文职人员受聘协助大学官员。这些学校官员必须在这对高等教育的一般过程所必需的记录合法权益的教育。

一个FERPA和防止的目录信息披露形式的更详细的描述可以从注册办公室,corthell大厅,戈勒姆校园,780-5230获得。

人或比学生其他机构的访问权限

同意
机构不得允许访问或教育唱片发行或个人身份信息比包含未经父母书面同意或符合条件的学生比下面的其他任何一方的学生目录信息其中的其它:

1.教师和工作人员通过谁需要在内部,需要到了解的基础上的合法教育目的访问相应的记录,门将确定。

2.授权联邦官员审核谁是章程规定,从学生档案信息联邦支持的教育项目和政府官员予以披露。

3.记录公布在学生的申请,或收据,财政援助的连接。

4.组织开展代表教育机构的研究与预测性的试验,学生资助项目和指令的前提是学生的身份并不比这类组织的代表透露给其他改进的连接。当不再需要时,以供其被传导的目的这样的信息将被破坏。

5.认可,以履行其职能评审的认可机构。

6.家长学生谁是依赖于这样的父母为联邦所得税的目的。

7.司法命令或传票和条件是学生事先的记录通知传票的基础上发布的记录被释放。

8.学校可从教育记录,相关人员在紧急情况下连接释放的信息,如果这些信息的知识是必要的,以保护学生的健康和安全。

9.信息的大学已经指定为目录信息。

10.父母的学生谁要求学生为一个依赖于他们最近的联邦纳税申报。

11.涉嫌暴力犯罪的受害者,因为该术语在第18篇第16规定,美国法典,任何纪律处分程序由中学后教育的机构针对犯罪与被指控犯罪进行的结果关于该罪。

12.披露,受到一定的通知,复制和听力的要求,到另一所学校,学校系统,或专上教育的机构的官员,其中学生寻求或打算报名参加。

向任何个人或团体记录应在条件传送的个人或团体被告知,他们可能不会允许任何其他方有没有学生的书面同意,获得这些信息。收件人也应以书面形式,如果符合这个要求是不能接受的,所有记录应当退还,未使用的,该机构的通知。

挑战记录的内容

查看记录后,学生有记录的内容挑战是不准确的,误导性的,或者违反隐私或其他权利的学生的权利。学生不得对抗已分配给他或她的一门课程性能等级的判断,但可以挑战一个档次的记录的准确性。

应遵循的程序应该是学生考虑他的某些方面或她的不当内容如下记录:

 1.学生应该与指定的人在他或她的记录保存在办公室讨论他或她的异议(以书面形式提交),并尝试解决问题。

 2.如果通过上面没有达成协议,学生应提交他或她的反对意见以书面形式正式向谁那个人报告。

 3.如果学生仍不满意,他或她必须提交他或她的反对意见以书面形式向合适的院长或主任。

 4.如果没有找到满意的解决办法是即将到来,学生应提交与招生管理的副总裁的正式听证会的书面请求。在学生已经反对V.P.案件学籍管理,教务长应该接收请求。

 

在收到正式的听证会的书面请求,V.P.应任命三名成员组成的小组,听到异议。该V.P.将任命小组成员之一,担任主席。对学生的反对响应必须在合理的时间内进行,符合条件的学生或不符合条件的学生家长必须给予的权通知听证会的时间和地点的聆讯通知书,并在有机会提供证据听力。该决定必须完全基于在听证会上提出的证据,并且必须包括证据的总结和理由的决定。

其他的一般准则

 学生记录政策的保密性解释的问题应报告给负责有关的部门的主要管理者。高校档案应当被允许收集有关学生对历史有关系,并应坚持以学生记录保密政策规定的准则。

 违反学生记录政策的机密性应报告给负责有关的部门的主要管理者。

访问库存
每个维护教育记录办公室应当维护每个学生获得的库存。记录应列出所有个人(除了上述机构官员),其请求或获得访问学生的教育记录,并访问的目的清单机构或组织。

过程遵循访问记录
1.学生或机构检查记录的请求应以书面形式即保持记录的办公室进行。每个办公室维护记录都有自己的出版程序,以接收和处理这样的请求。

2.每个办公室有义务告知学生时所要求的记录将被公布。该办公室有高达45日内作出答复。在大多数情况下,响应将及时作出。

3.每个办公室根据请求有义务证明一个学生的他或她的记录访问库存。

4.学生有义务正在显示其记录之前,能够正确识别自己(学生内径)。

5.学生有义务不与正在其中保持该记录的办公室的正常操作。

6.学生有义务审查期间,由特定的办公室保持固定时间的记录。

7.前给学生他或她进行检查记录,由学生免除所有信息将被删除。

8.记录的审查应受到监督。

9.大学不能复制,其中这种指控可能有阻止访问的效果收取学生。

清除日期记录
一个学生的正式学习成绩由该机构保持永久。注册办公室是这个纪录的保管人。没有其他记录被正式指定为永久记录,并会在记录的托管人的自由裁量权予以删除,除非有审核备案未完成的请求。