计算服务

电子邮件策略

缅因州南部大学
有效的2003年1月1日

USM承认的大学社区和学生和工作人员将越来越多地要求获得这种服务的学习,教学和管理过程提供电子信箱(电子邮件)服务的优势。它允许信息/商业交易更及时的工作人员,教师和学生交付。作为资源的日益有限的,它是最具成本效益和环境友好的方式为大学进行交流。大学社区建议结合使用这个电子邮件政策,南缅因可接受的使用信息资源政策以及其他大学的政策已经到位程序的大学。电子邮件政策,如合理使用信息资源的政策,“预计用户熟悉并与它们一起构成相应的,负责任的,和道德行为在学术环境中,特别是在考虑到使用的几个基本原则一致的行为该大学的信息资源”,并希望用户可以通过联邦法律涵盖联邦教育权利和隐私法案(FERPA),格雷姆 - 里奇 - 比利雷法案(GLBA)和USM保密声明遵守。

政策原则

为支持大学的教学,科研和公共服务的使命,以及支持这一使命的行政职能大学提供电子邮件服务。重要的是,这些服务的用户将主要局限于大学生,教师和工作人员。用户必须在使用这些服务时,下列条件约束:

用户身份

大学电子邮件用户必须标识自己。该标识可以是部门或个人。假识别适用于用户和/或发送者和接收者。例如,(用户)无法登录到系统的其他内容(用户B)的人,即使用户已经从用户B的许可。假鉴定将导致电子邮件服务的特权损失。

个人使用

可以使用大学电子邮件服务附带的个人目的而提供这种使用并不:直接或间接地与其它大学计算机设备或电子邮件服务的运作干扰;负担了大学,具有明显的增量成本;或用电子邮件用户的工作或其他义务的大学干扰。

服务中断给社区

大学电子邮件服务不能用于可合理预期会导致任何计算设备,或与他人使用电子邮件或电子邮件系统的横加/自发干扰过大压力的目的。禁止的用途包括,但不限于:发送或转发链电子邮件;和“垃圾邮件”,也就是说,发送大量的电子邮件,以个人邮箱(见行政原则)。蓄意降低系统性能和容量是违反此政策。

合规性和限制

个人谁有望利用高校的电子邮箱服务,所以负责任的事,那就是,遵守州和联邦法律,这个和其他政策和大学的程序,并与专业和个人的礼貌和行为正常标准(见准则道德和适当的做法)。进入大学的电子邮箱服务是可以由不事先通知和电子邮件用户同意的大学要求和法律规定,当有充分的理由相信,违规行为的政策或一致时,可以限制特权法律已经发生,或在商业交易的数量在一个周期内的最高峰,为业务需求优先于电子邮件服务。这样的限制是受大学计算技术主任的批准。

道德和适当的做法指引

  1. 电子邮件可能不被用于商业目的,必须与个人用户对大学的关系是一致的。
  2. 发件人,是否机构还是个人,必须在所有发送的消息清楚地识别。
  3. 发送电子邮件,其中,接收者可以被识别为具有具有主题兴趣的高概率应该只发生。通过电子邮件发送垃圾和反复沟通被禁止,并认为骚扰。
  4. 电子邮件不应该以这样的方式被作为骚扰用户。如果收件人表示,他们不希望收到一组,主题或个人更多的消息,则没有进一步的消息应被发送。部门负责从未来的消息不包括这样的收件人。
  5. 可能被认为淫亵或使人反感的材料可以不通过大学的电子邮件系统发送。
  6. 意识到电子邮件滥用任何用户有责任将其报告给大学计算技术的主任。

纪律处分

这一政策违反者将受到正规纪律程序和大学的学生,教师和工作人员行政程序,并可能导致制裁,包括计算特权丧失,直至并包括开除,在其他大学的政策,规定,程序,指导方针,集体谈判协议或合同。在某些情况下,可能有必要暂停帐户权限,以防止滥用正在进行,而涉嫌违规正在调查中。涉及到大学的计算资源也可能受到侵犯起诉当地,州和/或联邦当局非法行为。在计算特权直接损失的情况下,可以上诉到他们部门或指定的违法行为的副总裁进行。

充电

大学保留审查的权利,并考虑,从时间/请求时间/请求,计费的征收对电子邮件分发到大量目标受众(见资源和性能)。

行政原则

家庭教育权利和隐私法案(FERPA)

缅因州南部大学中遵循联邦法律涵盖联邦教育权利和隐私法案(FERPA),并定义包含在其学生目录信息的教育记录某些信息。什么USM已经定义为目录信息的完整列表可在USM的有关政策中找到 学生档案的保密。虽然我们的系统在安全的服务器,电子邮件用户被警告,并建议不要发送非目录信息,如社会安全号码,通过e-mail。学生的电子邮件地址也被视为非目录信息,因此,当电子邮件发送同样的消息到多个学生,有“密件抄送”功能必须用来保护教职员工管理员(大学)意外(还是无意的)发送到多个学生时,给予了学生的电子邮件地址。发送关于学生”教育记录或非目录信息的任何信息时,从学生事先书面许可是必要的。

请求供内部使用的电子邮件地址

邮件的发送给多个用户必须进行控制,使得用户不会收到大量不需要的和不请自来的邮件,因为这可以减少电子邮箱服务的有效性通信的一种可行的手段。注册器的办公室已被指定为中央处理单元,用于 学生 电子邮件请求,以及人力资源已经被指定为中央处理单元 雇员 电子邮件请求。谁拥有学籍的员工将归入FERPA法规。在每个办公室协调全权决定是否提交的信息应以电子方式发送,如有必要,将寻求一个合适的大学副校长批准。

以下指导原则,符合“适当/不适当的电子邮件请求使用”相结合,将坚持当记者问到对不请自来的邮件给学生/员工群体提供的电子邮件地址:

  1. 不请自来的邮件可能只被发送到所在的邮件是有关他们的大学的功能和发送者有一个适当的工作关系多个用户。
  2. 以前的电子邮件地址学期请求将发送垃圾邮件到大学的所有成员或大部分子集时,可以考虑。
  3. 学生要求必须在处长办公室至少一周前分发的最后期限,允许有足够的时间在必要时寻求额外批准接收。在另外的审批是必要的情况下,你是负责获取和转发批准,协调您的申请将被处理之前。
  4. 的信息内容被分发必须在最终形式并在文本文件(.txt)的格式。协调员会 编辑或更改提交电子邮件请求的请求中的任何信息。如果需要更改请求的任何部分,则必须重新提交整个请求。
  5. 学生要求必须满足 所有 的标准如下:
    • 提交的最终形式并在文本文件(.txt)的格式;
    • 不超过书面文字的一页长;
    • 不包含附件;
    • 由州和联邦法规(FERPA和GLBA)遵守;
    • 具体状态:给谁,从谁,以及设置有用于所述消息的主题行;
    • 发送一条消息,是与大学的使命(教学,科研和公共服务,以及支持这一使命的行政职能)一致;
    • 提供直接服务于广大的目标群体,并为所有包含在目标群体中提供的好处。

请求外用电子邮件地址

注册器的办公室已被指定为中央处理单元,用于 学生 电子邮件请求,和人力资源已被指定为中央处理单元,用于 雇员 电子邮件请求。谁拥有学籍的员工将归入FERPA法规。

适当/不适当的电子邮件请求使用

例子 适当的请求包括,但不限于:

  • 财政援助可以将信息发送到财政援助接受者。
  • 所有学生入学注册商可以发送信息。
  • 学生的生活可以将信息发送给那些住在宿舍的学生。
  • 教授可以发送信息给那些学生把她/他的课。
  • 学校/学院/部门可以将信息发送到自己的学生,即生物系生物学专业或业务的会计专业学校。
  • 研究生课程可以将信息发送到特定的本科专业,如果他们提供直接服务给广大的目标群体,并为所有列入目标群体的利益。

例子 不当的请求包括,但不限于:

  • 社会学系可能不征求生物学专业。
  • 研究生课程可能不征求所有录取的本科生。
  • 体育部门可能不会征求注册的所有学生。
  • 教师或管理员可能没有征求学生的个人商业利益,其他商业目的,或者不批准的大学其他非大学相关业务的任何学生或号码。

资源和性能

性能和电子邮件系统的成本为所有用户都可以受到不利的误用和滥用影响其用户。大学保留对设限的权利:

  • 电子邮件的总数发送。
  • 个人电子邮递物品的尺寸发送。
  • 电子邮件的总数由任一个部门或个人(参见电子邮件地址请求用于内部/外部使用)发送到大分发​​列表一个学期内。
  • 电子邮件的量保留在中央电子邮件服务器。

该大学的信息和计算资源是有限的。如要求我们的计算资源增加,大学的相关活动将优先考虑。大学鼓励用户不要征求大量传入邮件没有,或边缘,相关的大学中的角色。大学保留用户从其中不可接受的费用或资源的限制是发生的外部邮件列表退订请求的权利。

系统管理

用户应该知道的是,他们履行职责过程中,网络和系统管理员不时需要观察某些事务处理信息,以确保大学电子邮件服务正常运行,以及关于这些和其他场合可能会看到的内容电子邮件。

大学试图提供安全可靠的电子邮件服务。管理员应遵循良好的职业实践提供的电子邮件记录,数据,应用程序和系统程序为他们负责,但有超过已下载到用户的计算机上的电子邮件的安全性无法控制的安全性。

在日常或不定期地来保护系统的可靠性和完整性的系统可以“备份”,并防止数据的潜在损失。备份过程导致数据的复制到可被保留的时间段和在未知的电子邮件发件人或收件人的位置的存储介质。电子邮箱服务的用户应该知道,备份副本也通常存在。

使用电子邮件的注意事项

虽然利大于弊,USM想谨慎一些风险的用户。用户应考虑在关于电子通信的以下内容:

  • 信息可以打开或比预期的接收者之外的人阅读。不像美国邮政系统,没有联邦法律,以防止打开该属于别人的电子邮件。
  • 如上所述,电子邮件不是安全的通信形式。隐私和保密性都不能保证。用户应在使用电子邮件通信的机密或敏感的问题格外谨慎。
  • 用户可以很容易地放入过多的信息,有时无用信息的个人,就可能不感兴趣的收件人,因此问题,限制了电子邮件的有效性作为通信工具。
  • 通信(S)通过电子邮件可能可能成为“教育记录”的一部分,增加保存记录的难度。
  • 请记住,在大学里不是每个人都有一台计算机随时访问。
  • 病毒通过电子邮件传播,通常是由一个人,你知道发送。请确保您的病毒检测软件已经安装在计算机上,扫描来的电子邮件,并运行最新的数据文件。您可以查看“最新版本号”由软件程序图标,右击并打算在“关于”下拉菜单。

发送关于由USM的保密声明(FERPA)中定义的学生的教育记录或非目录信息的任何信息时,从学生事先书面许可是必要的。